Srbija dobila jedinstvenu pisarnicu: Svi državni organi od sada dokumente razmenjuju preko portala

U Srbiji je nedavno počela sa radom aplikacija "Pisarnica" zahvaljujući kojoj zaposleni u državnim institucijama lakše razmenjuju elektronske dokumente i međusobno sarađuju.       

Pisarnicu je kreirala Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, kako bi zaposleni u državnim, pokrajinskim i lokalnim organima mogli lakše da evidentiraju predmete, razmenjuju informacije i dokumente u elektronskom obliku prilikom vođenja postupaka.

Viši savetnik u Kabinetu predsednika Vlade Svetlana Jovanović naglašava da je Pisarnica kičma državne administracije i da je neophodna kako bi se svaki predmet, dokumentacija i sve ono što država radi, odnosno predmeti i postupci koje građani i privreda vode pred državom, vodili kroz jedan jedinstveni sistem.         

Prema njenim rečima, sistem je uveden kako bi se državnom službeniku olakšalo da na brži i jednostavniji način dođe do podataka koji su mu potrebni, da vodi predmet u elektronskom obliku, da sva dokumentacija bude na jednom mestu, i da postoji centralna delovodna knjiga koja svakom predmetu dodeljuje jedinstveni broj.              

"To znači da bez obzira na to da li sam u lokalnoj samoupravi podnela zahtev ili sam se obratila nekom ministarstvu, ja ću dobiti jedinstvenu devetocifrenu oznaku uz dodatak godine u kojoj sam predala taj zahtev, i zapravo niko drugi neće imati taj broj osim mene. Zbog toga to zovemo Centralnom delovodnom knjigom, odnosno zajedničkom knjigom svih organa uprave", rekla je ona.             

Jovanović kaže i da trenutno 50-tak državnih organa koristi aplikaciju, te da postoji i nekoliko lokalnih samouprava koje su već počele da rade u ovom sistemu i da se očekuje da do kraja godine svi organi državne uprave budu umreženi u državnoj pisarnici.            

 V.d. sekretara Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave Stanija Višekruna kaže da je uvođenje centralne pisarnice postepeno pripremano, i da je, pre svega bio potreban zakonodavni okvir kao osnovni preduslov za uvođenje novog informacionog sistema i novog načina rada. 

Prema njenim rečima usvojeni su: Zakon o elektronskoj upravi koji je omogućio da budemo jedna od retkih zemalja koja je uredila ovu oblast, zatim Izmene i dopune Zakona o pečatu državnih i drugih organa, kojim je uveden elektronski pečat u rad javne uprave, potom Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, kojom se uređuje poslovanje organa državne uprave preko softverskog rešenja Pisarnica, kao i Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave. 

Kako kaže, do sada je na ovaj način elektronski obrađeno 5.000 od 8.500 evidentiranih predmeta.

Prema njenim rečima, Pisarnica funkcioniše na taj način što omogućava da zaposleni jednostavno rade, brže, ekonomičnije, bez papira, kao i da se vrlo brzo kada pisar zavede predmet u pisarnici, on dobije u rad, odnosno vrši se brza razmena podataka kako unutar institucije tako i sa drugim državnim organima.              

"Mi radimo bez papira. Izuzetno, samo određeni predmeti se dostavljaju u papiru. Na taj način štedimo vreme, štedimo kancelarijski materijal, i brže i ekonomičnije završavamo poslove koji su u našem delokrugu. Prema nekim našim pokazateljima nama su se znatno smanjili troškovi za kancelarijski materijal", rekla je ona i dodala da je to zato što se sve zavodi u jednom centralizovanom sistemu.

Takođe, postoje i druge prednosti rada u softverskom rešenju Pisarnica.                    

"Ranije nismo mogli lako da dobijemo izveštaj, odnosno statistiku o tome koliko imamo predmeta, koliko je obrađeno, već smo do tog podatka dolazili putem zahteva i prikupljanjem informacija. Sada imamo našu statistiku, radimo samostalno i pratimo svoje predmete", rekla je ona.

Navodi da je obrada predmeta u centralnoj pisarnici brža i jednostavnija jer zaposleni službenici vrlo lako pristupaju aplikaciji.       

"Svakako se vidi istorija i kontrola predmeta, kao i učešće više organizacionih jedinica ili zaposlenih u okviru jedne organizacione jedinice u obradi predmeta", rekla je Višekruna.